Istana Kuno Beijing selesai dibangun pada tahun 1406 dan merupakan istana kekaisaran Dinasti Ming dan Dinasti Qing, dua dinasti terakhir dalam sejarah Tiongkok. Selama 500 tahun terakhir, seluruhnya 24 kaisar pernah menetap dan menangani urusan negara di istana tersebut. Dengan demikian, di istana itu terdapat banyak benda budaya yang sangat berharga. Padat tahun 1912, bekas istana kekaisaran itu dijadikan museum. Dewasa ini, di Museum Istana Kuno Beijing tersimpan kurang lebih satu juta lebih benda purbakala, antara lain, porselin, barang perunggu, lukisan dan barang-barang keperluan penghidupan sehari-hari yang pernah dipakai oleh keluarga kekaisaran. Selain itu, di museum tersebut terdapat pula banyak patung dan lukisan dinding yang merupakan benda-benda pelengkap kelompok bangunan berskala besar tadi.

Jumlah wisatawan ke Museum Istana Kuno Beijing pada tahun-tahun ini meningkat dengan laju berkali lipat dengan jumlah turis setiap tahun tercatat hampir 10 juta orang. Laju peningkatan tersebut telah membawa pengaruh terhadap bangunan kuno yang kebanyakan berbentuk kayu juga semakin menonjol dan sebagian bangunan di antaranya mulai lapuk karena terjemur oleh sinar matahari dan tertiup oleh angin. Mengenai hal itu, Eksekutif Senior Museum Istana Kuno Beijing, Yan Hongbin, menyatakan sangat prihatin. Ia mengatakan: "Benda budaya yang tersimpan di Istana Kuno Beijing meliputi sepersepuluh dari benda budaya di seluruh negeri. Sedangkan benda budaya kelas satu di Istana Kuno Beijing merupakan seperlima daripada seluruh negeri. Sekarang seiring dengan perkembangan pariwisata, jumlah turis ke Istana Kuno Beijing semakin bertambah. Kami tidak senang melihat hal itu karena semakin banyaknya turis, semakin serius pula pengaruh negatifnya terhadap Istana Kuno Beijing. Pengaruh itu kami sebut sebagai 'pengaruh terbuka'."

Yan Hongbin seterusnya mengatakan, biarpun pihak Istana Kuno Beijing telah mengambil tindakan-tindakan tertentu menanggapi hal itu, antara lain, membuka lebih banyak areal dan memasang langkan pelindung, namun masalah yang dihadapi Istana Kuno Beijing dalam perlindungan tetap cukup serius. Mengingat benda budaya bersifat tidak bisa diperbarui kembali, maka pihak pengelolaan Istana Kuno Beijing mulai mencoba menerapkan teknologi modern dalam suaka benda budaya.

Hu Chui adalah Wakil Direktur Pusat Bahan dan Informasi Istana Kuno Beijing, yang bertanggungjawab atas informatisasi Istana Kuno Beijing. Menurut keterangan Hu Chui, inti informatisasi adalah digitalisasi, artinya dengan teknologi digital, maket digital multi dimensi benda budaya dan rekaman videonya disimpan agar memudahkan penelitian akademis dan apabila si benda budaya itu kebetulan hilang pada masa depan, maka data tentang benda budaya itu tetap tersedia dalam komputer. Sekarang pekerjaan itu telah mencapai kemajuan penting. Ia mengatakan: "Benda budaya mengalami kerusakan setiap kali diraba. Melalui sistem informasi, bahan-bahan penelitian, termasuk foto si benda budaya akan dapat diakses di komputer, dengan demikian, kita akan lebih kerap melihatnya di komputer yang merupakan pusat data dan mengurangi kesempatan memasuki gudang benda budaya untuk mendapat informasinya. Misalnya, kita bisa membuat banyak duplikat yang sangat mirip dengan barang asli dengan bantuan teknolologi digital. Duplikat itu akan cukup untuk penelitian biasa. Sekarang kami berencana membangun sebuah galeri gambar digital, di mana para penonton tidak hanya dapat melihat lukisan dan gambar, bahkan perincian tentang lukisan itu pun dapat kita lihat dengan jelas, yaitu lebih jelas daripada mata telanjang jika kita melihat barang aslinya."

Hu Chui mengatakan, titik berat informatisasi di Istana Kuno Beijing dewasa ini terutama ditujukan untuk memudahkan penelitian sarjana dan para pengelola, namun pada kemudian hari, sistem informasi juga akan dibuka kepada masyarakat umum. Di situs web Istana Kuno Beijing sekarang terlihat 4000 lebih foto benda budaya yang sangat jelas dan jumlah foto masih akan terus bertambah. Di bidang bangunan kuno, Istana Kuno Beijing sekarang sedang bekerja sama dengan sebuah perusahaan Jepang untuk mewujudkan penyimpanan digital terhadap semua bangunan zaman kuno melalui teknologi pembuatan maket tiga dimensi, agar bangunan kuno dapat dibangun kembali tanpa kesalahan apabila bangunan itu kebetulan hancur.

Oleh karena banyak benda budaya di Istana Kuno Beijing sangat berharga, misalnya sebagian porselin, lukisan dan kaligrafi yang mendapat perlindungan kelas tinggi sudah mempunyai sejarah seribu tahun lebih, maka akses ke benda-benda budaya itu harus melalui prosedur yang ketat, biarpun petugas tidak boleh merabanya seenaknya, maka pengumpulan data digital mengenai sesuatu benda budaya harus melalui proses yang rumit dan memakan waktu panjang. Dengan demikian, digitalisasi informasi terhadap semua benda budaya yang disimpan di Istana Kuno Beijing masih akan memakan waktu yang cukup panjang. Hu Chui mengatakan: "Istana Kuno Beijing adalah satu khazanah benda budaya yang sangat besar dan pekerjaan informatisasi baru saja dimulai. Sampai sekarang, hanya separoh benda budaya sudah memiliki arsip video dan foto, yaitu kurang lebih 400 ribu buah. Sekarang video dan foto tentang 400 ribu buah benda budaya itu sudah mewujudkan digitalisasi. Kami akan berusaha menyelesaikan pekerjaan digitalisasi terhadap penyimpanan, lalu lintas dan pameran semua benda budaya dalam waktu dua sampai tiga tahun.

Hu Chui mengatakan, untuk melindungi Istana Kuno Beijing dengan lebih baik, pemerintah Tiongkok mulai tahun lalu mengalokasi 100 juta yuan Renminbi setiap tahunnya sebagai dana khusus untuk mengadakan perbaikan menyeluruh terhadap Istana Kuno Beijing secara berangsur-angsur dan proyek itu akan berlangsung selama 20 tahun. Hasil informatisasi akan memainkan peran penting dalam proses perbaikan.